Para detectar duplicados en una planilla de multas, compará primero autoridad y número de acta. Sumá dominio y fecha del hecho como controles. Dos filas con el mismo importe o la misma patente pueden corresponder a infracciones diferentes.
Trabajá sobre una copia del registro y conservá las fuentes originales. La depuración debe dejar un expediente por acta y permitir rastrear de dónde salió cada dato.
Distinguí qué se repitió
Separá estas tres situaciones al revisar las filas:
| Situación | Comprobación | Tratamiento del registro |
|---|---|---|
| Misma acta importada dos veces | Coinciden autoridad, número y documento | Relacionar las filas con un expediente único |
| Nueva liquidación de una misma acta | Coincide el acta; cambia importe, fecha o etapa | Conservar las versiones y su vigencia |
| Dos actas parecidas | Cambia número, autoridad, momento o conducta | Mantener casos separados mientras se revisan |
La coincidencia visual sirve para seleccionar candidatos a revisión. No prueba que dos actuaciones oficiales sean la misma causa ni que corresponda anular una de ellas.
Normalizá sin perder el dato original
Creá columnas auxiliares para comparar texto: dominio sin espacios, nombre uniforme del organismo y número de acta tal como lo identifica esa autoridad. Conservá al lado el valor recibido. Un prefijo, una barra o un cero inicial pueden ser parte del identificador.
Si una fuente usa número de causa y otra número de acta, guardá ambos en campos distintos. Vinculalos solo cuando un documento permita establecer esa relación. No reemplaces un identificador por otro para forzar una coincidencia.
Armá una lista de candidatos
Podés agrupar primero por organismo y acta. En una segunda revisión, buscá coincidencias de dominio, fecha, hora y lugar para encontrar registros incompletos. Esas filas necesitan revisión documental antes de fusionarse.
Ejemplo ficticio: una importación guarda “Municipio A, acta 000458” y otra “Municipio A, acta 458”. Los documentos confirman que se trata del mismo acta. En cambio, “Municipio B, acta 458” es un expediente distinto aunque comparta el número. La autoridad forma parte de la comparación.
Usá este registro de decisiones:
| Fila de origen | Expediente conservado | Motivo de vinculación | Documento revisado | Revisor y fecha |
|---|---|---|---|---|
| ID de importación | ID único | Duplicado confirmado / nueva versión / mantener separado | Ruta o referencia | Completar |
Revisá pagos y totales después de la depuración
Una fila duplicada puede inflar la deuda y también el conteo de infracciones. Compará los totales antes y después y explicá cada diferencia. Mantené el comprobante de pago relacionado con el expediente conservado.
Si había dos pagos asociados, no borres uno para hacer coincidir el importe. Derivá esa diferencia a tesorería y al responsable del caso. Si hay dudas sobre actas oficiales aparentemente superpuestas, conservá ambas y solicitá la revisión correspondiente; limpiar una planilla no modifica un expediente ante la autoridad.
Guardá un registro de la importación que produjo la repetición y ajustá el próximo ingreso de datos. Al volver a recibir una misma acta, el sistema o la persona que carga debe actualizar su historial en lugar de sumarla como una infracción nueva.
Evitar alertas repetidas entre sistemas
Si una misma acta ingresa desde un archivo y desde una integración, relacioná ambos orígenes con el expediente interno antes de emitir otro aviso. El identificador del mensaje recibido puede cambiar aunque el acta sea la misma. Conservá el ID del mensaje para revisar la entrega y la identificación de la actuación para seguir el caso.
Definí qué cambios justifican una nueva alerta: una fecha que requiere acción, una resolución o una diferencia de estado pueden necesitar atención. Volver a recibir el mismo contenido no debería crear una tarea idéntica si ya existe una persona trabajando sobre ella.
Probá un reintento, una recepción fuera de orden y una actualización de importe. En el primer caso, debe quedar un solo expediente. En el segundo, una versión antigua no debería reemplazar sin revisión a una respuesta posterior. En el tercero, se conserva la liquidación previa y se identifica qué cambió.
Cuando falten datos para confirmar una coincidencia, agrupá los registros como candidatos a revisión. La automatización puede ayudar a encontrarlos, pero fusionarlos solo por patente e importe puede ocultar dos infracciones reales. Guardá la decisión del revisor y aplicá el criterio corregido en la siguiente importación.