Para pasar a un registro compartido, fijá qué información vas a trasladar y desde qué fecha se actualizará en el nuevo lugar. Copiar carpetas y mensajes sin ese corte puede dejar dos versiones activas de la operación.
Empezá por unidades, asignaciones y pendientes que el equipo necesita para trabajar. El historial adicional se incorpora según su utilidad y las condiciones de acceso y conservación definidas por la empresa.
Identificar fuentes y responsables
Armá una lista de planillas, carpetas y canales que contienen datos operativos. Registrá quién mantiene cada fuente y qué período cubre. Revisá solo información autorizada para el trabajo; un grupo o una cuenta puede contener conversaciones personales ajenas al registro.
Para cada tipo de dato, elegí la fuente a contrastar y la persona que resolverá diferencias. Si dos archivos muestran distintas fechas, guardá ambos valores hasta verificar el respaldo. El más reciente no siempre contiene la corrección correcta.
Preparar una tabla de correspondencias
| Dato original | Campo de destino | Regla de revisión |
|---|---|---|
| “Camioneta depósito” | ID de unidad | Identificar dominio antes de migrar |
| Fecha escrita en texto | Fecha del evento | Confirmar día, mes y año |
| Nombre abreviado | ID de persona | Resolver coincidencias antes de vincular |
| Mensaje con una novedad | Incidencia identificada | Conservar fecha, unidad y respaldo pertinente |
| “Listo” | Estado de cierre | Pedir evidencia de qué se completó |
Usá estas correspondencias también cuando cargues los datos a mano. Si existe un mecanismo de importación en la herramienta elegida, probalo con su documentación y controles; no asumas que interpretará abreviaturas o relaciones por sí solo.
Migrar una muestra y conciliarla
Elegí una base o un período pequeño que incluya altas, cambios y pendientes. Compará cantidad de registros, identificadores, fechas y archivos vinculados. Pedile a alguien de operaciones que reconstruya un caso desde el nuevo registro.
Ejemplo ficticio: una muestra tiene 12 unidades y 30 asignaciones. La carga conserva las unidades, pero dos devoluciones pierden la hora. El equipo corrige la regla y repite la muestra antes de trasladar los demás períodos.
Hacer el corte operativo
Definí fecha, hora y responsable. A partir del corte, las nuevas actualizaciones se hacen en el lugar acordado. Conservá el origen de acuerdo con el criterio de archivo, identificándolo para que no se siga usando como registro vigente.
Si necesitás un período de verificación paralelo, especificá qué se compara y dónde se corrige. Dos equipos cargando lo mismo indefinidamente vuelven a crear las diferencias que se intentaban resolver.
Al terminar, revisá registros recibidos, registros aceptados y excepciones abiertas. Cada excepción debe tener una próxima acción y un responsable. Entregá a los usuarios un caso de consulta y uno de actualización para comprobar que pueden continuar el trabajo en el registro compartido.
Validar una importación desde Excel
Prepará una copia de trabajo con una fila por vehículo y una columna por dato. Conservá el archivo recibido; corregí la copia. Para dominios argentinos, tratá la patente como texto, quitá espacios de presentación y comprobá su correspondencia con la documentación. Una coincidencia de formato ayuda a detectar errores de escritura, pero no acredita que el dominio exista ni que corresponda a la unidad.
| Columna | Control antes de cargar | Tratamiento del error |
|---|---|---|
| ID interno | Único dentro de la empresa | Resolver la duplicación |
| Dominio | Comparación con cédula o ficha verificada | Mantener original y corrección |
| Tipo de vehículo | Valor incluido en el catálogo elegido | Revisar categoría desconocida |
| Base | Nombre o código reconocido | Consultar al responsable |
| Fecha de alta | Fecha real, con orden día/mes confirmado | Separar registros ambiguos |
| Estado | Activo, baja o pendiente según definición | No completar por suposición |
Separá los campos obligatorios para identificar la unidad de los datos que pueden completarse después. Una celda vacía de un accesorio opcional no debe tratarse igual que un dominio ilegible. Evitá rellenar vacíos con cero cuando cero tenga un significado propio.
Buscá duplicados por ID y por dominio. Si dos filas tienen la misma patente con bases distintas, compará las fechas: puede ser un traslado histórico. Importar ambas como vehículos activos inflaría el inventario. Conservá el traslado como evento vinculado a una sola unidad.
Después de la prueba, conciliá filas de origen, filas aceptadas y filas rechazadas. Guardá el reporte de errores y volvé a cargar exclusivamente las correcciones que correspondan. Cuando una herramienta permite actualizar registros existentes, verificá qué identificador usa antes de repetir el archivo entero.