Una planilla de asignaciones necesita registrar quién recibió cada vehículo, cuándo lo recibió y cuándo lo devolvió. Si guardás solo el conductor actual, perdés el historial cada vez que cambia la persona. Usá una fila por período de uso y conservá las asignaciones cerradas.
La reserva prevista y la entrega efectiva son datos distintos. Un turno puede empezar a las 8:00 y el conductor retirar las llaves a las 8:25. Para reconstruir el uso real, necesitás ambas horas. Al importar datos de otra plataforma, conservá el huso horario para comparar los registros sobre la misma referencia.
Campos de la planilla
Podés copiar esta estructura a una hoja de cálculo. Los identificadores del vehículo y del conductor deben coincidir con los de sus respectivas fichas.
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| ID de asignación | Código único que no se reutiliza |
| Vehículo | Dominio y número interno |
| Conductor | Nombre e identificador interno vinculado al legajo |
| Servicio | Orden de trabajo, recorrido o motivo de uso |
| Base | Lugar de entrega y devolución prevista |
| Inicio y fin previstos | Fecha y hora completas |
| Entrega efectiva | Fecha y hora en que recibe la unidad |
| Devolución efectiva | Fecha y hora en que termina el período |
| Kilometraje | Lecturas de salida y regreso |
| Responsable de entrega | Persona que confirma el retiro |
| Constancias | Referencias a entrega, devolución y novedades |
| Estado | Reservada, en uso, cerrada o cancelada |
Mantené la licencia y su documentación en el legajo. En la planilla podés indicar la verificación realizada antes de la entrega, sin copiar los documentos personales en cada fila.
Ejemplo de dos conductores en un día
Ejemplo ficticio de una unidad identificada como U-07. Todas las horas corresponden al mismo día y al horario local de la base.
| ID | Conductor | Horario previsto | Uso efectivo | Km salida | Km regreso |
|---|---|---|---|---|---|
| A-101 | Lucía | 08:00–12:00 | 08:12–12:18 | 42.100 | 42.178 |
| A-102 | Martín | 13:00–17:00 | 13:06–16:50 | 42.178 | 42.241 |
Entre las 12:18 y las 13:06 la unidad quedó en la base bajo custodia del encargado. Registrá esa devolución; no extiendas el uso de Lucía hasta la salida de Martín. Si el encargado mueve el vehículo, ese movimiento también necesita una constancia.
Cómo mantener el registro
Despacho crea la reserva y verifica disponibilidad. Quien entrega confirma el inicio real. Al regreso, quien recibe carga kilometraje, hora y novedades antes de cerrar el período. Si otra persona toma la unidad en la calle, registrá el relevo con lugar y hora efectiva.
Configurá listas para estados y unidades, y una advertencia cuando el kilometraje final sea menor que el inicial. Una asignación abierta al final del día necesita revisión: puede haber una devolución sin registrar o una unidad todavía en servicio. Evitá completar la hora con el fin programado para que la fila parezca cerrada.
Si corregís un error, identificá el dato anterior, la corrección, el motivo y quién la hizo. Revisá también las filas afectadas; un cambio de hora puede crear un cruce con el turno siguiente.
Acceso al historial y consultas posteriores
La Ley 25.326, artículos 4 y 9, exige datos pertinentes para la finalidad y medidas de seguridad. Limitá la edición a quienes administran asignaciones y definí la conservación según la necesidad del registro.
Si llega un acta, consultá el período correspondiente y seguí el procedimiento para identificar al conductor ante una fotomulta. La planilla conserva antecedentes; la presentación ante la autoridad se gestiona en el expediente de esa infracción.