Una falla reportada necesita un identificador, una persona que la evalúe y una respuesta al conductor. Si el aviso queda perdido en un chat, puede reaparecer en el próximo turno sin que nadie sepa si fue revisado.
El reporte puede surgir durante un recorrido, al volver a la base, al usar un equipo o al completar un checklist. Registrá el síntoma y el contexto aunque todavía no haya diagnóstico. Si afecta la seguridad o existe duda sobre la aptitud de la unidad, aplicá el procedimiento de detención y evaluación de la empresa antes de continuar el servicio.
Ficha del reporte
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| ID y unidad | Código del caso y activo afectado |
| Informante | Conductor y contacto operativo |
| Momento | Fecha, hora y lugar del síntoma |
| Lecturas | Kilometraje u horas disponibles |
| Síntoma | Qué observó, escuchó o sintió |
| Condiciones | Al encender, detenerse o usar un equipo, según el hecho |
| Frecuencia | Única, repetida o intermitente |
| Estado operativo | Detenida, pendiente de evaluación u otro definido |
| Responsable | Quién recibe y quién evalúa |
| Respaldo | Archivo o referencia, si pudo obtenerse con seguridad |
Evitá pedirle al conductor que provoque la falla para grabarla mientras maneja. Las pruebas necesarias se organizan bajo un procedimiento técnico adecuado.
Si el hallazgo viene de un checklist
Conservá el resultado original de la inspección y vinculalo con el reporte mediante versión del formulario y punto observado. Si luego se repara, la respuesta inicial sigue siendo “con novedad”; el cierre queda en el caso relacionado.
Ejemplo ficticio: una respuesta “con novedad” en luces incluye “luz trasera derecha no enciende al accionar el mando”. Esa descripción permite ubicar el problema. Si sólo dice “mal”, el encargado pide completar el contexto antes de cerrar la recepción del aviso.
Un punto que no pudo revisarse queda pendiente de comprobación. No equivale a una falla detectada ni permite marcar el componente como conforme. El responsable define cómo completar el control y qué condición operativa tendrá la unidad.
| Hallazgo | Caso vinculado | Decisión pendiente |
|---|---|---|
| Luz que no enciende | M-21 | Evaluación y corrección |
| Cierre intermitente | M-22 | Diagnóstico bajo procedimiento técnico |
| Punto sin comprobar | C-08 | Completar inspección |
La tabla es ficticia. Reparar la luz no cierra el problema del cierre ni el control pendiente.
Estados que expliquen qué falta
Usá estados como recibido, en evaluación, intervención autorizada, esperando repuesto, en reparación y pendiente de verificación. Marcá el reporte como cerrado cuando tengas una conclusión y su respaldo.
El estado del caso y el estado del vehículo se registran por separado. “Repuesto pedido” informa un avance de compra; la decisión de operar requiere responsable y respaldo técnico.
“Esperando repuesto” necesita proveedor y próxima fecha de consulta. “En evaluación” necesita una persona y una acción prevista. El estado general por sí solo no dice quién debe mover el caso.
Ejemplo de falla intermitente
Ejemplo ficticio: el conductor de U-09 reporta que una puerta lateral no cierra correctamente después de algunas entregas. El encargado registra condiciones y deriva la unidad a evaluación. El taller informa que en una primera revisión no logró reproducirlo.
El caso sigue con ese resultado, sin marcar la falla como reparada. El responsable técnico define cómo continuar la evaluación y qué condición operativa tendrá la unidad. Cuando se interviene, se registra el trabajo y la verificación realizada. El reporte original conserva lo que observó el conductor.
Vincular reportes y órdenes
Un reporte puede generar varias órdenes y una orden puede resolver varios reportes. Conservá esas relaciones para no cerrar por error todos los pendientes cuando se factura un único trabajo.
Si otra persona informa el mismo síntoma, vinculá ambos avisos. No descartes el segundo como duplicado antes de revisar si ocurrió después de una reparación: podría ser un reingreso relevante.
Cerrar con una respuesta concreta
Informá al conductor qué se revisó, cuál fue la conclusión y si quedó algún seguimiento. Guardá quién verificó la intervención, cuándo y con qué resultado. Si no se confirmó una causa, describí ese estado; “sin falla” puede ser una conclusión más fuerte que lo observado.
Incorporá al plan de mantenimiento los cambios de programa que surjan del caso. En la revisión de pendientes, separá las demoras de diagnóstico, repuesto, reparación y liberación para saber dónde intervenir.
Unificar el aviso del conductor y el hallazgo del taller
Cuando ambos describen la misma condición, conservá los dos registros originales y vinculalos con un caso de seguimiento. El relato del conductor explica cuándo apareció el síntoma; el informe del taller aporta verificaciones y diagnóstico. Ninguno debe sobrescribirse para adoptar el vocabulario del otro.
Antes de unirlos, compará unidad, componente, fecha y condición observada. Si el conductor informa un síntoma después de la reparación, puede tratarse de un reingreso que necesita evaluación. Si el taller descubre otra falla durante la intervención, abrí un pendiente distinto aunque comparta la orden de trabajo.
El caso común debe tener un responsable y una próxima acción. Cada informante conserva la relación con su aviso y recibe la respuesta que necesita. Cerrar un aviso como vinculado significa que seguirá dentro de ese expediente; no debe mostrarse como reparación completada mientras el trabajo continúe pendiente.
Para revisar la unión, comprobá que se puedan recuperar ambos relatos, las fechas y la decisión del responsable técnico. Si luego se determina que eran defectos distintos, separá el seguimiento dejando constancia de la relación anterior y de la nueva conclusión.