Controlá el seguro de cada unidad dentro de la gestión de flotas. Tener una póliza activa a nombre de la empresa no alcanza si un dominio quedó fuera de la nómina, fue dado de baja, cambió de uso o tiene una vigencia distinta. Antes del despacho hay que poder vincular vehículo, cobertura y comprobante.
Qué exige la Ley de Tránsito
El artículo 68 de la Ley Nacional de Tránsito 24.449 establece que todo automotor, acoplado o semiacoplado debe estar cubierto por un seguro que contemple los daños eventuales causados a terceros transportados o no, según las condiciones fijadas por la autoridad aseguradora.
La obligación alcanza a cada elemento que corresponda asegurar. En una formación con tractor y semirremolque, la empresa no debería asumir que el comprobante de la unidad tractora resuelve automáticamente la situación del equipo remolcado. Debe revisar la documentación emitida por la aseguradora y la forma en que se identifican los riesgos cubiertos.
La guía sobre multas por circular sin seguro desarrolla la infracción vial.
Póliza y comprobante cumplen funciones distintas
La póliza documenta el contrato: partes, riesgos asumidos, inicio, plazo, suma asegurada y condiciones generales y particulares. Esos contenidos surgen del artículo 11 de la Ley 17.418 de Seguros.
El comprobante obligatorio es el documento que se exhibe en un control. La Resolución SSN 517/2019 aprobó su formato digital con la misma validez que el físico.
Un comprobante visible en el teléfono facilita la fiscalización, pero el equipo de flota necesita además revisar la póliza y sus endosos. El comprobante puede mostrar vigencia y dominio sin exponer exclusiones, uso declarado o condiciones particulares relevantes para la operación.
Datos que conviene registrar por unidad
La ficha de seguro debería incluir:
- dominio y tipo de vehículo o remolque;
- aseguradora y número de póliza;
- tomador y asegurado, según corresponda;
- inicio y fin de vigencia;
- cobertura identificada en la documentación;
- uso declarado de la unidad;
- endosos de alta, modificación o baja;
- comprobante vigente disponible para el conductor;
- contacto y canal de denuncia de siniestros.
La descripción debe copiar los documentos, sin traducir una cobertura a un nombre comercial inventado por la empresa. Cuando exista una duda sobre alcance, corresponde consultarla con la aseguradora o el productor asesor y conservar la respuesta.
Vehículos que trabajan mediante plataformas
Un vehículo utilizado para viajes convenidos mediante una plataforma tecnológica necesita un control adicional. El Reglamento General de la Actividad Aseguradora contempla una cobertura específica para esa actividad, independiente del seguro obligatorio ordinario.
El uso por plataforma debe declararse a la aseguradora del seguro obligatorio y reflejarse en la contratación correspondiente. Una póliza particular genérica no demuestra por sí sola que el viaje esté cubierto.
La cobertura se comercializa en modalidad colectiva y cada vehículo incorporado debe contar con un certificado individual. Ese documento permite cruzar número de póliza, vigencia, asegurado, dominio, chasis, motor, tipo, uso, coberturas, límites y franquicias.
Para habilitar una unidad, la empresa verifica:
- declaración del uso por plataforma;
- póliza colectiva específica;
- certificado individual correspondiente al dominio;
- vigencia y modalidad cubierta;
- alta, baja y endosos de la unidad;
- constancia que describe el alcance contratado.
Los límites monetarios pueden cambiar. Deben consultarse en la documentación vigente y no copiarse desde los importes históricos de una resolución. La guía de requisitos para apps de transporte en CABA aplica este control al régimen porteño.
Altas, bajas y reemplazos
Una unidad puede estar incorporada a mantenimiento o telemática antes de quedar incluida en el seguro. Un reemplazo necesita además controlar qué cobertura conserva la que sale y cuál corresponde a la que entra.
Registrá tipo de movimiento, unidad, póliza, motivo y fecha y hora pretendidas. Para un reemplazo, identificá ambas unidades y sus usos. Adjuntá la documentación registral y los datos que solicite la aseguradora; conservá el contenido enviado, el canal y la recepción. Pedí aclaración de cualquier inspección o condición previa pendiente.
| Hito | Qué permite afirmar |
|---|---|
| Solicitud enviada | Se pidió un cambio con determinado contenido |
| Recepción confirmada | El destinatario recibió el pedido |
| Aceptación y alcance acreditados | Se conoce qué asumió la aseguradora y desde cuándo |
| Documentación emitida y revisada | Los identificadores y condiciones coinciden |
| Actualización operativa | Despacho tiene el documento de la unidad correcta |
La Ley 17.418 establece que el contrato puede quedar celebrado antes de que se emita la póliza. Pedí evidencia escrita suficiente del alcance y comienzo de cobertura, y verificá la documentación exigible antes de despachar. Artículos 4 y 11 de la Ley de Seguros.
El responsable del seguro confirma dominio, uso, cobertura y vigencia antes de informar el estado a despacho, que revisa además los otros requisitos de salida. Si hay un error, dejá la revisión pendiente e identificá quién pide la corrección.
Ejemplo ficticio: U-04 se devuelve un lunes y U-19 llega el domingo. La empresa informa que durante un período conservará ambas unidades y acredita la situación de cada una. No traslada el comprobante de U-04 a U-19 ni supone que el reemplazo elimina automáticamente la cobertura anterior.
En una baja, verificá la fecha efectiva de exclusión. Retirá de circulación interna los comprobantes que ya no acreditan la situación de la unidad y conservalos como historial. Actualizá el estado interno de la unidad al registrar la exclusión. Si cambia el dominio, carrocería, uso, zona o modalidad contractual, informá el dato por el canal establecido y verificá su efecto en la póliza.
Cerrá el movimiento relacionando solicitud, respuesta, documento contractual, comprobante y nómina actualizada. Revisá su facturación sin confundir un ajuste contable con la fecha efectiva del riesgo. Vinculá el expediente al proceso de alta y baja del vehículo, que comprende también titularidad, accesos y mantenimiento.
Vigencia y situación de pago
La fecha de vencimiento no es el único dato operativo. La organización debe conocer el estado informado por la aseguradora y resolver cualquier observación antes de liberar el vehículo. Un pedido de renovación, una cotización o un comprobante del período anterior no prueban cobertura actual.
Definí cuándo avisar al responsable según el tiempo que necesita la operación para renovar. Cerrá la tarea con la nueva constancia o la confirmación de inclusión en la póliza renovada.
La Superintendencia de Seguros de la Nación explica las coberturas patrimoniales y recomienda revisar las condiciones del contrato. La denominación comercial de un plan no reemplaza esa lectura.
Cómo conciliar pagos y observaciones
Relacioná cada pago con aseguradora, póliza, período y cuota o referencia correspondiente. Registrá fecha prevista, fecha realizada, importe y comprobante. Si la empresa paga varias pólizas juntas, conservá el detalle que permita identificar cómo se imputó el importe.
Un débito programado todavía necesita confirmación. Ante un rechazo o una diferencia, pedí al responsable de pagos que aclare la causa y a la aseguradora o al productor que confirme la situación correspondiente. Los efectos del pago deben leerse con la póliza y sus condiciones; la Ley 17.418, artículos 30 y 31 regula exigibilidad y efectos de la mora sin que una marca interna de “pagado” sustituya el contrato.
| Registro | Evidencia necesaria para avanzar |
|---|---|
| Pago realizado | Comprobante y referencia de póliza o cuota |
| Débito rechazado | Causa informada y gestión de regularización |
| Imputación dudosa | Confirmación del destinatario sobre el período o póliza |
| Documento renovado | Unidad, cobertura y vigencia verificadas |
Ejemplo ficticio: tesorería paga dos pólizas en una transferencia y una queda observada por falta de referencia. Administración conserva el comprobante, pide la imputación y registra la respuesta. La observación sigue abierta mientras no se aclare la situación de esa póliza.
Qué recibe el conductor
El conductor debe acceder al comprobante correspondiente a la unidad asignada, en formato físico o digital válido. También necesita el canal de asistencia y las instrucciones internas ante un choque. No debería buscar una póliza dentro de un chat grupal ni usar una captura sin poder confirmar a qué período pertenece.
La Resolución 517/2019 reconoce el comprobante digital. La empresa puede mantener una copia operativa adicional para contingencias de conectividad, siempre que controle versión y vigencia.
Control previo y auditoría
El seguro debe formar parte del checklist documental antes del despacho. La validación cruza dominio, fecha del servicio, tipo de unidad y documento disponible. Si uno no coincide, la salida queda bloqueada.
Para que el inventario sea confiable, separá tres estados: póliza contratada, unidad incluida y comprobante entregado. Así se puede detectar una falla concreta sin asumir que un estado general cubre todo.
La auditoría periódica compara la nómina de la aseguradora con el inventario registral y operativo. Toda diferencia necesita responsable, resolución documentada y fecha de cierre.